KPG командообразование тренинги семинары презентации переговоры менеджмент КПГ

О компании

Тренеры

Тренинги

Публикации

Контакты

СТАТЬИ

нет обложки

«Корпоративные мероприятия для сотрудников. Матрица «10 шагов к празднику»

Дата публикации: 12 февраля
Издатель: --
Автор: Анна Глотова
Корпоративные праздники – один из действенных механизмов нематериального стимулирования персонала. Важность правильной организации праздников часто недооценивается со стороны руководства компании. Между тем планирование корпоративных мероприятий должно быть частью общей стратегии организации и соответствовать целям и задачам ее кадровой политики. Корпоративные праздники создают позитивную атмосферу в коллективе. Данная статья, я надеюсь, поможет тем, для кого праздники, а вернее организация и проведение праздников/корпоративных мероприятий в компании – есть непосредственная обязанность. Опираясь на многолетний опыт в проведение корпоративных мероприятий, я сформировала четкую схему, или Матрицу «10 шагов к празднику»! Системный подход к этому непростому процессу и позволял мне долгие годы делать это с удовольствием и фантазией. Но давайте по порядку. Итак, Шаг 1 – Празднику быть. Но для начала нужно иметь четкую классификацию праздников, согласно той корпоративной культуре, которая есть у вас в компании. Как правило, в подавляющем большинстве компании – основные поводы, которые отмечаются это – Новый Год, День рождения компании, профессиональный или отраслевой праздник . Конечно же , не остаются без внимания и любимые праздники по «гендерному» признаку – 8 Марта и 23 февраля, но они обычно отмечаются более скромно. У любого мероприятия есть 3 характерных признака: <OL type=1> <LI>Повод/Цели (какие преследуем и решаем) <LI>Количество сотрудников/гостей <LI>Бюджет</LI></OL> Предлагаю считать их основополагающими для определения масштабности мероприятия. Давайте подробнее остановимся на первом признаке. Повод это и есть красный день календаря или особенная дата для компании. А вот цели могут быть самые разнообразные. Вот самые распространенные цели, которые пытаются решить компании посредством проведения мероприятия: <OL type=1> <LI>Праздник как праздник <LI>Тим-билдинг. Формирование и закрепление корпоративной культуры <LI>Мотивация. Поощрение <LI>Единый дух <LI>Социальная политика <LI>Внедрение идеи или моделей поведения.</LI></OL> И самое главное, что никогда не надо ставить знака равенства между Поводом и Целями. Возможно, мероприятие будет веселым и удачным, но если вы, как организатор совместно с руководством компании не определили целей мероприятия, то знайте, что половина бюджета была потрачена Вами впустую. Хотя, сейчас очень актуальна следующая тенденция: все корпоративные мероприятия проходят под бодрым лозунгом «Тим-билдинг»! Существует ошибочное мнение: «повесилились» – значит «командообразовались». Но все чаще и чаще в крупных отечественных компаниях явно прослеживается перспектива смещения акцента корпоративных событий с Corporate Events на HR Events, то есть на мероприятия с акцентом на решении проблем управления персоналом (см. пункты 3-6)   Шаг 2. Команда, которая делает праздник. На данном этапе необходимо четко для себя разделить те направления, которые вы будете делать самостоятельно и те, которые вы отдадите внешним провайдерам – Event-агентствам. Спрос на грамотно организованные корпоративные мероприятия постоянно растет – всё больше и больше компании готовы обращаться «за праздником». В Москве более 400-х кампаний работающих на рынке организации и проведения мероприятий. НО при этом их деятельность базируется исключительно на аутсорсинге, иногда услуга перезаказывается по несколько раз. Качество подобных услуг крайне нестабильно, а цены превышают допустимые/разумные пределы в несколько раз! Если у вас еще пока не было опыта общения с Event-Агентствами, то вот темы, которые стоит затронуть при первой встрече: <OL type=1> <LI>Сколько лет компания на рынке. <LI>Опыт, Рекомендации. Большой плюс для компании, – наличие положительных отзывов и рекомендаций от других клиентов, для которых уже проводили торжественные события. Почти половина новых заказов формируется по рекомендациям. А еще лучше посетить какое-нибудь мероприятие, которые они проводят для клиентов – ведь недаром говорится в русской пословице « лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. <LI>Наличие лицензии. (Например, для предоставления транспорта и питания должны быть соответственно транспортная лицензия и лицензия на организацию питания и так далее. Если в программе мероприятия планируется задействовать сложную технику или средства – веревочные аттракционы, гидроциклы, пиротехнические эффекты, то на них должны быть оформлены специальные сертификаты или заключения о безопасности)</LI></OL> 4. Прайс-листы с фиксированными ценами. Проводя тренинги по организации и проведению корпоративных праздников – мы с участниками заполнили таблицу преимуществ и недостатков самостоятельной подготовки или обращения к провайдерам. Таблица «+» и «-» <TABLE border=1 cellSpacing=0 cellPadding=0> <TBODY> <TR> <TD vAlign=top width=399> Делаем своими силами</TD> <TD vAlign=top width=399> Обращаемся к Event-Агентствам Частично или «под ключ»</TD></TR> <TR> <TD vAlign=top width=399> «+» <OL type=1> <LI>Соответствие ожиданиям и целям <LI>Экономия денег <LI>Адекватность корпоративной культуре <LI>Самореализация сотрудников, участвующих в подготовке и проведении праздников. </LI></OL></TD> <TD vAlign=top width=399> «+» <OL type=1> <LI>Креативность <LI>Профессионализм/Качество услуги <LI>Экономия времени <LI>Вопрос престижа <LI>«Есть с кого спросить»</LI></OL></TD></TR> <TR> <TD vAlign=top width=399> «-» 1.Большие затраты (сил, времени) 2. «Конфликтность» 3. Непрофессионализм </TD> <TD vAlign=top width=399> «-» <OL type=1> <LI>«Дорого», иногда неоправданно. <LI>Не попадание в корпоративную культуру <LI>Отсутствие вовлеченности сотрудников компании в процесс <LI>Проблема «неправильного» выбора подрядчика <LI>Формализм мероприятия</LI></OL></TD></TR></TBODY></TABLE> Шаг3. Как придумать/выбрать правильную концепцию.   Особой популярностью пользуются тематические или сюжетные сценарии, которые обыгрываются во всех элементах мероприятия: начиная от приглашения, украшения зала, блюд в меню, концертной программы и заканчивая памятными сувенирами. Самое важное, чтобы выбранный или придуманный вами сценарии органично сочетался в возможной официальной частью мероприятия - подведением итогов работы компании за год, награждением сотрудников, и т. д… Всё новое – это хорошо забытое старое. Приведу Вам ряд тем и сюжетов, которые чаще всего используются в сценариях для корпоративных мероприятий: 1. «Оскар» - Награждение сотрудников в разных номинациях 2. «Пионерский лагерь», «Пионерская зорька» - возврат в детство (летняя тема) 3. “Come back to the USSR” – Ностальгия по соцреализму 4. «О спорт! Ты – мир!» ( Спортивные соревнования Олимпиады, Пейнтбол, Боулинг) - 5. Национальные вечеринки (украинская, узбекская, грузинская, итальянская, и т.д.) 6. «Фильм!Фильм!Фильм!» («Ирония судьбы», «Маска», «Карнавальная ночь» и т.д.) 7. БАЛ (цветов, у Золушки, Белый, Розовый, Голубой, бабочек, Хрустальный, шоколадный) 8. ТВ-программы («Поле чудес», «Угадай мелодию», «Слабое звено», «Кто хочет стать миллионером», «Самый умный», «Фабрика звезд», «КВН», «Форт Баярд») 9. «В гостях у сказки»- («Три поросенка», «Морозко», «Теремок», «Бременские музыканты» и т.д.) 10. Голливуд (Шрек, Супергерои, Дети шпионов, Мадагаскар) и т.д. 11. ЭКШН - Агент ОО7, Агенты Национальной Безопасности 12. КАРНАВАЛ (Бразильский, Венецианский, Костюмированный) 13. Дискотека 80-х 14. Корпоративный мюзикл/капустник – в последнее время проводят в формате «Комеди Клаб» Каждую тему можно развивать и делать очень красиво и оригинально! Но мой самый главный вам совет: - Привлекайте к развлекательной программе своих сотрудников и коллег. Поверьте, гораздо интереснее и веселее смотреть на топ-менеджеров в костюмах Шехерезад, исполняющих танец живота или на Веру Ванну из финансового департамента в роли Дюймовочки – чем на весь цвет российской эстрады вместе взятых!!! Для этого надо заранее продумать степень участия: это могут быть сольные номера или номера, подготовленные отделами или службами, а самый идеальный вариант- микст их сотрудников разным отделов. Что называется «Тим-билдинг» в действии! Шаг 4. Площадка для мероприятия На выбор площадки для мероприятий влияет целый ряд факторов: сезонность, статус мероприятия и количество гостей, бюджет. Если речь идет о летних мероприятиях – то преимущество отдается мероприятиям на свежем воздухе, а если говорим о мероприятиях в холодные сезоны – то во главу угла встает количество гостей. В случае, если в компании работает до 200 человек – к Вашим услугам все рестораны города Москвы, если от 200 до 700 человек – то уже необходимо себе присматривать ночные клубы или развлекательные центры, ну а если в компании от 1,000 и более сотрудников – то вам уже нужны специальные площадки, способные вместить и разместить такое количество гостей. Список подобных площадок с расценками существует во всех Event-Агентствах и ресторанах выездного обслуживания, которые работают на этих площадках. Самыми престижными площадками считаются Гостиный Двор, Манеж, Форум-Холл, Пушкинский музей, цены в сезон – пятизначные цифры и бронировать дату на новый год стоит в июле месяце. Но каждый год появляются неординарные площадки – крыши высоток, заброшенные цеха заводов, взлетные полосы аэродромов, грузовые баржи… В случае, если Вам не приходилось выбирать площадку – то при выборе обратите внимание на следующие моменты: 1. Какая реальная вместимость зала (не будет ли тесно) 2. Эстетический вид или как говорят клиенты/заказчики «необшарпанные» стены 3. Узнайте, когда последний раз был ремонт 4. Гардероб, Туалетные комнаты ( наличие и состояние) 5. Зал для сбора и встречи гостей 6. Сцена 7. Есть ли «Свет и звук», либо это дополнительные затраты. В 70% площадок этот пункт отсутствует. 8. Танцпол 9. Гримерки 10. Подсобные помещения для кейтеринга (с подводом электричества на 220 и 380 Вт) 11. Охрана 12. Удаленность от центра, метро. Как гости будут добираться домой? Шаг 5. Меню Один из самых ответственных шагов и самый «вкусный». Ну что за праздник без угощения? Самые популярные разновидности столов на корпоративных мероприятиях: <OL type=1> <LI>Коктейль </LI></OL> Один из самых распространенных форм приемов. Обычно сравнительно непродолжителен по времени и позволяет принимать значительное количество гостей (презентации, показы мод, церемонии награждения и открытия). Это прием, на котором гости едят и пьют стоя. Коктейльный стол отличается от остальных столов тем, что на нем нет ни тарелок, ни вилок. Закуски и напитки сервируются на больших блюдах и предлагаются официантами в обнос. В качестве столовых приборов гости используют деревянные или пластмассовые палочки-« шпажки». <OL type=1 start=2> <LI>Фуршет</LI></OL> Основной прибор при сервировке – закусочная вилка. Отсюда и происходит название – «а-ля фуршет», что в переводе с французского означает «на вилку». Удобен для приемов с большим количеством гостей. На столах, помимо еды, помещаются стопками тарелки, раскладываются ножи и вилки. Гости подходят, берут тарелки, столовые приборы и выбирают приглянувшуюся им закуску на общих блюдах. Среди главных преимуществ фуршета – много гостей и свободное перемещение гостей. <OL type=1 start=3> <LI>Шведский стол (с посадкой)</LI></OL> Столы сервируются в виде буфетной стойки «по-шведски», устанавливают у стены или посередине комнаты. Здесь размещают холодные и горячие закуски, салаты, соусы, хлеб, шевен-диши с горячими закусками и гарнирами, соусы, кондитерские изделия, фрукты и т.д. В отдельно оборудованном баре рядами ставят рюмки, бокалы, алкогольные и безалкогольные напитки. Закусочные тарелки – стопкой, горки с салфетками. Столы, за которыми рассаживаются гости, ставят отдельно и не сервируют. <OL type=1 start=4> <LI>Банкет</LI></OL> Самая торжественная сервировка, самая дорогая и статусная. Банкетные столы сервируют столовыми тарелками, приборами, стеклом и салфетками строго в соответствии с меню. При обслуживании банкета блюда и закуски подаются в определенной последовательности, согласно утвержденному регламенту мероприятия. <OL type=1 start=5> <LI>Барбекю</LI></OL> Лето. В отношении холодных закусок меню соответствует ассортименту и обслуживанию «шведского стола». Горячие блюда готовятся на мангалах. Одна из особенностей – «анимация» приготовление блюд на живом огне в присутствии гостей. (Блинная станция, барашек на вертеле, ягодное фламбе и т.д.) Предварительно необходимо согласовать меню с рестораном и обратите внимание, что есть золотое правило – на 1 гостя примерно около 1 килограмма еды, без фруктов и напитков. При составлении меню важно соотношение мужчин и женщин. Если больше мужчин – акцент на мясные закуски, соленья, маринады, горячие закуски и вариации горячих блюд. Если женщин больше – рыбные закуски, овощные салаты, фрукты и разнообразный сладкий стол. Ассортимент напитков должен быть разнообразен – крепкие алкогольные напитки, шампанское, вино, минеральная вода и соки. Также при составлении меню следует учитывать продолжительность мероприятия – чтобы не получилось так, что в первый час гости всё съели… Вот примерно как должно выглядеть меню ( по ассортименту и выходам в граммах) «Сколько вешать в граммах – 1 гостю, чтобы было весело и вкусно» Пример Банкета с регламентом (19:00 – 24:00) Составление меню из расчета на 1 персону. Мясное ассорти – 100 гр. Рыбное ассорти – 100 гр. Салаты - 4-5 наименований 300 гр. Маринады – 70 гр. Горячие закуски – 100 гр. Горячее – 200-300 гр. (! На банкете горячее блюдо подается сразу с подгарнировкой) Десерты – 70-100 гр. Фрукты - 200-300 гр. Напитки: Водка – 100 гр. Шампанское – 150 гр. Вино красное – 250 гр. Вино белое - 150 гр. Сок - 0,3л Минеральная вода – 0,3л В случае, если Вы решили воспользоваться услугами Ресторана выездного обслуживания, то имейте в виду, что они обычно рассчитывают и озвучивают Вам цену услуги на 1 персону. В эту цену входит: - Стоимость блюд - официантское обслуживание - транспортная доставка оборудования, инвентаря и продуктов к месту проведения - аренда мебели (столы и стулья) - аренда текстиля (скатерти, салфетки, напероны и т.д.) - флористическое оформление столов и фуршетных линий – необходимо уточнить Шаг 6. «Приглашение на праздник» Как говорил Станиславский – «Театр начинается с вешалки», так вот для гостей любое мероприятие начинается с приглашения. Каковы каноны приглашения. 1. Внешний вид приглашения должен отражать статус и стилистическую направленность мероприятия. 2. Приглашения необходимо рассылать как минимум за 3 недели до дня проведения. После этого необходимо сделать 2 телефонных звонка. За 2 недели – получили? И планируете ли прийти? За несколько дней до даты – подтвердите свое присутствие. 3. В приглашении должны быть указано: Дата, Время, Регламент мероприятия, Адрес и как добраться, Dress-code (в идеальном приглашении), на одну или 2 персоны приглашение. 4. Ваше приглашение должно интриговать и создавать настроение. У получателя должно возникнуть стойкое впечатление, что если он не придет, то он пропустит главный праздник в своей жизни. В случае, если Очень распространенная практика «два в одном» - приглашение + купон для лотереи. Если Вы подойдете со всей серьезностью к информации, размещенной в приглашении, то Вам гарантированы гости, которые придут вовремя, в соответствующих статусу мероприятия нарядах, с настроением и драйвом.   Шаг 7. Подарки «Перед Новым годом Москву наводнили партией поддельных елочных игрушек. Выглядят как настоящие, а вот радости от них – никакой» Все любят подарки. Но не все умеют их делать и преподносить. Это относится как к отдельным людям, так и к компаниям. Мода на подарки существует. Удивлять стало все сложнее, поэтому на первый план выходят нестандартные подарки. Офисными подарками уже никого не удивишь. Модны «домашние» подарки – для дома, для семьи. Люди все больше внимания уделяют своему дома. Они устали от суеты и ищут уюта и тишины. Например, Свечи – многолетний лидер Новогодней темы. Я искренне верю, что свечи сжигают негатив трудного дня. Упаковка едва ли не важнее самого подарка. Универсальный вариант упаковки подарка мужчине – в виде посылки или бандероли. Сначала в вельветовый или холщовый мешочек/ а потом в крафтовую бумагу/ перетягивается бечевкой и заливается печатью из сургуча. Желательно, чтобы печать была с логотипом Вашей компании. Последняя мода в женском подарке – декорирование живыми цветами. Откровенный «моветон» - дорогие подарки. «Деньги не приносят того счастья, которого мы от них ожидаем»… Во многих компаниях, особенно западных - сотрудникам запрещено принимать подарки, дороже 100 долларов, иначе это расценивается как взятка или подкуп. Придумывать и преподносить подарки – это целое искусство. И самое страшное для подарка это формализм, когда подарок делается без души, а согласно выделенному бюджету и категории. У меня есть Памятка «Какой должен быть подарок» - там всего 7 пунктов, как 7 нот или 7 цветов в радуге и их нетрудно запомнить: <OL type=1> <LI>Подарок должен быть приятным для глаз (визуалы) <LI>Подарок должен быть приятным на ощупь: мягким, шелковым, лаковым… «Приятно трогать и держать в руках». (кинестетики) <LI>Подарок «должен звучать»!: шуршать бумагой, булькать, греметь, звенеть. Вручается под музыку и грохот петард… (аудиалы) <LI>Подарок должен погрузить человека в воспоминания, детство, мечту, сон, фантазии… <LI>Подарок должен приятно и вкусно пахнуть! <LI>Подарок не имеет право быть безвкусным – съедобен он или нет! <LI>Подарок должен вызывать улыбку!</LI></OL> Каждый раз, задумываясь о подарке и рассматривая варианты – попробуйте «прогнать» их по этим пунктам… Вот мой краткий список подарков, которой «с честью» прошел через эти ноты и цвета: · Валенки с атласными нашивками «left” “right”. Телогрейка с шелковой подкладкой · Грелка в свитере · Боеприпасы на 23 февраля (Банка тушенки, Палка колбасы и Водка , упакованные как бандероль) · Лимонные дольки на Новый год · Посылка и письмо от мамы на 23 февраля · Набор для глинтвейна в деревянной коробке с рецептом и высоким бокалом · Банка с домашним печеньем · Варежки на резинке · Настоящее Режиссерское кресло с фамилией получателя Шаг 8. Календарный план – «Обратный отсчет» - До праздника осталось…. Это шаг, о котором надо помнить еще в самом начале подготовки к мероприятию. Не забывайте всё планировать, и желательно планировать в письменном виде. Определять сроки, расставлять точки контроля. Назначать ответственного за каждый пункт. Составление календарного плана позволяет экономить и деньги, и время. Вот план, который мы вместе составили на тренинге Определены следующие параметры: <OL type=1> <LI>Повод и Цели <LI>Бюджет <LI>Дата проведения <LI>Количество гостей</LI></OL> <OL type=1> <LI>Выбор Event-Агентства <OL type=a> <LI>Составление технического задания «от нас» <LI>Проведение Тендера. Рассматриваем 2-3 агентства <LI>Выбор Агентства. Посещение одного из их мероприятий, либо получение рекомендаций.</LI></OL></LI></OL> <OL type=1 start=2> <LI>Выбор площадки <OL type=a> <LI>Осмотр <LI>Бронирование <LI>Определение координатора по площадке <LI>Совместный осмотр с подрядчиками (свет, звук, гримерные, электричество, гардероб и туалетные комнаты) <LI>«Тест-драйв» - посещение площадки во время проведения там мероприятия <LI>Доставка к месту мероприятия и разъезд гостей после мероприятия</LI></OL></LI></OL> <OL type=1 start=3> <LI>«Зрелища» <OL type=a> <LI>Согласование и утверждение сценария <LI>Определение координатора по развлекательной части <LI>Выбор ведущего <LI>«Демо-кассеты» задействованных артистов <LI>Проработка части развлекательной программы, где участвуют сотрудники</LI></OL></LI></OL> <OL type=1 start=4> <LI>«Хлеб» <OL type=a> <LI>Выбор ресторана/кейтеринга <LI>Определение координатора <LI>Составление и утверждение меню <LI>Дегустация (образец накрытия стола и дегустация блюд) <LI>Алкоголь на мероприятии </LI></OL></LI></OL> <OL type=1 start=5> <LI>«Детали»</LI></OL> Приглашения. Печать. Рассылка. Обзвон Подарки. Придумаваем/подбираем. Упаковываем. Доставляем. Не забудьте: накануне праздника - ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ПРОГОН обязательно Шаг 9. Оценки эффективности. «обратная связь»   Вот и еще прошло одно мероприятие. В случае, если для вас организация и проведение было непосредственной обязанностью – то у Вас осталось еще 2 последних шага по Матрице. Необходимо подвести итоги. Отметить все успехи, провалы и погрешности, дабы на следующем мероприятии не повторять ошибок, либо провести еще на более высоком качественном уровне. Подведение итогов и получение обратной связи должно проходить на нескольких уровнях. Во-первых, итоги должны подвести для себя сами организаторы, ведь только они знают, что задумывалось и что получилось в итоге. Во-вторых, нужно спросить у непосредственных участников мероприятия, то есть у гостей. Эффективней всего это сделать в виде анкеты обратной связи. Составьте анкету с 8-10 вопросами (не больше) и попросите оценить по 5-ти бальной шкале, либо «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «отвратительно»/»ужасно» - сделайте пустые строчки для дополнительных высказываний восторгов либо негодования. В случае, если Вы сделаете анкету анонимной, то вероятность получить более достоверную, эмоциональную оценку, увеличивается. А если, попросите оставить назвать себя – то возможно получение социально-ожидаемых ответов. Какие ответы необходимы – выбор за Вами. И, наконец, последний шаг! Шаг в будущее … Шаг 10. «В жизни всегда есть место празднику». Готовимся к следующему. Занимаясь организацией праздников к компании на постоянной основе – старайтесь создавать свои традиции! Это «правильно»! Это «по-настоящему»! Проработав в крупном отечественном холдинге более 7-ми лет, из года в год каждое 8 марта все топ-менеджеры мужчины в белых сорочках с цветами в руках встречали всех сотрудниц на ресепшн. Это стало традицией/легендой, о которой рассказывали всем новеньким сотрудницам, а и у топ-менеджеров мужского пола было записано как один из пунктов контракта «Обязанности в марте месяце »J Это очень незначительный, но показательный пример. Каждый раз, когда я провожу тренингу по организации и проведению праздников, для меня очень важен эмоциональный настрой и желание придумывать и создавать праздники. И я всегда привожу фразу А.С.Экзюпери, в которой, слушателям предлагаю заменить слово «море» на слово «праздник»… «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, чтобы все спланировать, разделить работу, достать инструменты и рубить деревья, надо заразить их стремлением к бесконечному морю. И тогда они сами построят корабль».   В случае, если у вас есть стремление, то теперь у Вас есть и Матрица, которая, надеюсь, поможет Вам, придумывать, организовывать и проводить красивые и эффективные корпоративные мероприятия.

2007 "KPG Training Center Ivanova